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Stockage d’archives

Vous n’avez plus de place pour vos archives au bureau? Votre cave est trop humide ou pas assez sûre pour vos documents confidentiels? Votre armoire de bureau déborde? Chez Zebrabox, vous pouvez stocker vos documents en toute sécurité et en toute discrétion.

Conserver les documents de façon optimale

Soit sous une forme compacte pour un archivage inactif ou bien sur des étagères, qui vous garantissent à tout moment un accès rapide à vos dossiers professionnels. Vous gardez ainsi le contrôle et ne payez aucun frais supplémentaire pour accéder, le cas échéant, à vos archives. Chez nous, l’accès à l’espace de stockage est gratuit et possible sept jours sur sept. Si besoin, après plusieurs années, nous pouvons aussi organiser pour vous la destruction confidentielle de vos documents et vous ne vous occupez de rien. De nombreux cabinets d’avocats, médecins et autres types d’entreprises font appel à nos services. Contactez-nous au +41 (0)848 932 722 et nous établirons un devis sur mesure adapté à votre situation.

Zebrabox propose des espaces d’archivage pour particuliers et professionnels à Bâle, Berne, Horgen, Lausanne, Schlieren, Spreitenbach, Therwil, Villeneuve et Zurich.

Des solutions de stockage sur mesure

Le Self Stockage, le selfstorage et le ministorage vous permettent de louer votre espace personnel de stockage pour vos archives. Chez Zebrabox, vous pouvez choisir de tout petit (1 m3) jusqu’à très grand (50 m2). Pour une durée courte (à partir d’une semaine) ou longue. Vous bénéficiez d’un accès 7 jours sur 7, dans la plupart des cas de 6h à 22h. En cas de besoin, nous pouvons proposer un accès 24h/24 à nos clients professionnels. Chaque espace Zebrabox est sécurisé par une alarme individuelle et protégé des regards indiscrets. De plus, nos sites sont placés sous vidéosurveillance.

Vous pouvez entreposer vos biens de valeur chez Zebrabox sans aucun souci. Grâce à la climatisation permanente de nos espaces de stockage, nous offrons des conditions d’entreposage optimales pour vos documents. Ceci, du fait de la température constante et d’un faible taux d’humidité tout au long de l’année. De plus, sur demande, nous vous offrons la possibilité de distribuer plusieurs clés. Ainsi vos collaborateurs peuvent accéder en toute indépendance au stock d’archives.

Différents types de stockage d’archives

Archives actives

Des archives actives sont des archives qui sont utilisées régulièrement, autrement dit, l'accès aux dossiers et aux documents doit être possible à tout moment. Dans certains cas, la présence d'un poste de travail pour les petites tâches, comme le conditionnement, l'agrafage, la photocopie etc. peut être pratique. Ainsi, il faut prévoir suffisamment "d'espace de rangement". Il faut prévoir des allées, tous les dossiers doivent être accessibles à tout moment sans problème. Chez Zebrabox, la consultation des dossiers est possible à tout moment gratuitement et les petits travaux d’emballage, d’agrafage ou de classement sont autorisées.

Archives passives

Les archives passives sont des archives "clôturées" auxquelles plus aucun dossier ne doit être ajouté et dont plus aucun dossier ne doit être en général retiré. L'obligation légale de conservation de 10 ans rend nécessaire l'archivage passif ce qui entraîne des frais fixes élevés pour la plupart des entreprises concernées. Avec l'archivage externe chez un fournisseur de self storage, l'espace disponible dans l'entreprise peut même être utilisé de manière plus pertinente et plus productive.

Archives historiques

En plus des archives principalement liées à l'obligation de conservation, il existe une troisième forme d'archivage: les archives historiques. Cette forme d'archivage est notamment utilisée lorsqu'il faut conserver les documents de fondation de l'entreprise ou encore les contrats spécifiques ou historiques de l'entreprise. Souvent, ces documents ont une valeur uniquement symbolique et sont conservés en dehors de toute obligation réelle. Pour ces documents, il faut veiller à des conditions ambiantes constantes et sèches dans les locaux. En effet, ces documents précieux doivent être conservés en parfait état pendant encore de nombreuses années.

Services annexes

Zebrabox ne propose pas seulement de l'espace pour les archives en question mais également plusieurs prestations complémentaires. Celles-ci vont de la location ou de la vente d'étagères adaptées ou de systèmes d'archivage complets jusqu'à la vente de produits complémentaires comme les cartons d'archivage et autres articles similaires.

Sur place, divers outils de transport des dossiers du véhicule à l'espace d'entreposage sont en général à disposition. Il peut s'agir de chariots roulants ou de porte-palettes. L'accès direct et simple facilite en plus la gestion des archives.

Sur demande, nous prenons également en charge la destruction confidentielle et l'évacuation des documents anciens ou dont la conservation n'est plus obligatoire.

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