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Stockage d’archives

Un entrepôt d'archivage est également une solution optimale pour le self storage. Que l'archivage soit actif ou passif, les dossiers importants sont entreposés de manière sûre et avantageuses, à des températures et à une humidité de l'air qui rendent possible la conservation sur le long terme.

Types de stockage d’archives

Archives actives

Les archives actives sont des archives qui sont gérées régulièrement, autrement dit, l'accès aux dossiers et aux documents doit être possible à tout moment. Dans certains cas, la présence d'un poste de travail pour les petites tâches, comme le conditionnement, l'agrafage, la photocopie etc. peut se révéler pratique. Ainsi, il faut prévoir suffisamment "d'espace de rangement". Il faut également prévoir des allées, tous les dossiers doivent être accessibles à tout moment facilement.

Archives passives

les archives passives sont des archives "fermées" auxquelles plus aucun dossier ne doit être ajouté et dont plus aucun dossier ne doit être en général retiré.

L'obligation légale de conservation de 10 jours rend nécessaire l'archivage passif ce qui entraîne des frais fixes élevés pour la plupart des entreprises concernées. Avec l'archivage externe chez un fournisseur de self storage, l'espace disponible dans l'entreprise peut être utilisé de manière plus pertinente et plus productive.

Archives historiques

En plus des archives qui existent avant tout en raison de l'obligation de conservation, il existe une troisième forme d'archivage : les archives historiques.

Cette forme d'archivage est notamment utilisée lorsqu'il faut conserver les documents de fondation de l'entreprise, les contrats spécifiques ou historiques de l'entreprise. Souvent, ces documents ont une valeur subjective et sont conservés sans obligation légale.

Pour ces documents, des conditions climatiques constantes sont importantes, l’archivage pouvant durer plusieurs dizaines d’années.

Prestations supplémentaires

En règle générale, un fournisseur de self stockage ne propose pas seulement de l'espace pour les archives correspondantes, mais également plusieurs prestations supplémentaires, telles que la location ou de la vente d'étagères adaptées ou la vente cartons d'archivage ou de cartons pour le transport.

Sur place, du matériel de manutention tel que chariots se trouve à disposition. L'accès direct et simple facilite la gestion des archives.

Certains fournisseurs de self stockage prennent également en charge la destruction et l'évacuation des documents anciens et dont la conservation n'est plus obligatoire.

Le self stockage permet grâce au système de contrôle d'accès de définir des règles d'accès aux archives précises pour différents employés. Il permet également de vérifier quel employé se trouvait à quel moment pour combien de temps aux archives.

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