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Wie lagert man Archive richtig?

Eine Self Storage-Lösung eignet sich ebenfalls bestens als Archivlager. Egal ob das Archiv aktiv oder passiv ist, wichtige Archivakten sind sicher und kostengünstig gelagert, dies bei Temperaturen und einer Luftfeuchtigkeit, die eine langjährige Aufbewahrung problemlos möglich machen.

Arten der Archivlagerung

Aktives Archiv

ein Archiv welches aktiv ist, wird regelmässig bewirtschaftet, d.h. der Zutritt zu den Akten und Dokumenten muss jederzeit gewährleistet sein. Unter Umständen ist das Vorhandensein eines Arbeitsplatzes für kleinere Arbeiten wie verpacken, heften, kopieren usw. von Vorteil. Dabei gilt es, genügend „Rangierplatz“ einzuberechnen. Durchgänge müssen gewährleistet sein, alle Akten müssen jederzeit problemlos erreichbar sein.

Passives Archiv

beim passiven Archiv handelt es sich um ein „geschlossenes“ Archiv, dem keine Akten mehr hinzugefügt werden und aus dem in der Regel auch keine Akten entnommen werden müssen. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren macht passive Archive nötig, was bei den meisten betroffenen Unternehmen hohe Fixkosten verursacht. Mit der externen Archivierung bei einem Self Storage-Anbieter kann der vorhandene Platz beim Unternehmen selber sinnvoller und produktiver genutzt werden.

Historisches Archiv

Nebst den Archiven die vor allem aufgrund der Aufbewahrungspflicht bestehen, existiert noch eine dritte Archivform: das historische Archiv.

Diese Archivform kommt vor allem dann zum Zuge, wenn es darum geht, Unterlagen der Firmengründung, spezielle oder historische Verträge aus der Firmengeschichte aufzubewahren. Diese Dokumente haben oft lediglich einen ideellen Wert und werden ausserhalb der eigentlichen Aufbewahrungspflicht archiviert. Bei solchen Dokumenten gilt das Augenmerk besonders den konstanten und trockenen Raumkonditionen. Denn diese wertvollen Dokumente sollen noch lange in bestem Zustand erhalten bleiben.

Zusatzdienstleistungen

In der Regel bieten Self Storage-Anbieter nicht einfach nur den Platz für das entsprechende Archiv, sondern noch etliche Zusatzdienstleistungen an. Dies reicht über die Vermietung oder den Verkauf von geeigneten Regalen oder ganzen Archivsystemen, bis zum Verkauf von Zusatzprodukten wie Archivschachteln und Ähnlichem.

Vor Ort stehen in der Regel diverse Hilfsmittel für den Transport der Akten vom Fahrzeug bis in den Lagerraum zur Verfügung. Dies können einfache Rolltrolleys oder sogar Palettenrollies sein. Die direkte und einfache Zufahrt erleichtert zusätzlich die Bewirtschaftung des Archives.

Einige Self Storage-Anbieter übernehmen sogar die sichere Vernichtung und Entsorgung alter oder nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Dokumente.

Beim Self Storage-Anbieter ist in der Regel bereits ein umfassendes Zutritts-Kontrollsystem vorhanden, über welches genaue Zutrittsregeln für einzelne Mitarbeiter für das Archiv bestimmt werden können. Es kann ebenfalls jederzeit nachverfolgt werden, welcher Mitarbeiter sich wann und wie lange im Archiv aufgehalten hat.

Sind Sie interessiert an einer Archivlösung bei Zebrabox? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Gerne zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Archivlagerung an einem unserer Zebrabox-Standorte.