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Wie lagert man Archive richtig?

Ein wesentlicher Use Case des wachsenden Self Storages ist die Archivlagerung. Es wird unterschieden zwischen einer aktiven und einer passiven Aktenlagerung. Schlüsselfaktoren für eine langjährige Aufbewahrung bilden dabei die Sicherheit der Dokumente sowie ein optimales Klima im Lagerraum.
 

Arten der Archivlagerung

Aktives Archiv

Das aktive Archiv wird regelmässig bewirtschaftet, also der Zutritt zu den Akten und Dokumenten muss jederzeit gewährleistet sein. Das Vorhandensein eines kleineren Arbeitsplatzes für Arbeiten wie Verpacken, Heften und Kopieren ist von Vorteil. Ausserdem gilt es, genügend „Rangierplatz“ einzuberechnen. Durchgänge müssen gewährleistet sein, damit die befugten Mitarbeiter jederzeit problemlos die gesuchten Akten erreichen.

Passives Archiv

Dem passiven Archiv – oder auch „geschlossenen“ Archiv – werden keine Akten mehr hinzugefügt und in der Regel auch keine Akten mehr entnommen. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren macht passive Archive notwendig, was bei den meisten betroffenen Unternehmen hohe Fixkosten verursacht. Mit der externen Archivierung bei einem Self Storage Anbieter aber kann der vorhandene Platz beim Unternehmen selbst sinnvoller und produktiver genutzt werden.

Historisches Archiv

Neben den Archiven, die vor allem aufgrund der Aufbewahrungsfristen bestehen, existiert noch eine dritte Form: das historische Archiv.

Diese Archivform kommt vor allem dann zum Zuge, wenn es darum geht, Unterlagen der Firmengründung, spezielle oder historische Verträge aus der Firmengeschichte aufzubewahren. Diese Dokumente haben oft lediglich einen ideellen Wert und werden ausserhalb der eigentlichen Aufbewahrungspflicht archiviert.

Bei solchen Dokumenten gilt das Augenmerk besonders den konstanten, trockenen Raumkonditionen. Denn diese wertvollen Dokumente sollen so lange wie möglich in bestem Zustand erhalten bleiben.

Zusatzdienstleistungen

Die meisten Self Storage-Firmen bieten nicht einfach nur den Platz für das entsprechende Archiv, sondern auch Zusatzdienstleistungen an. Diese Services beinhalten die Vermietung und den Verkauf geeigneter Regale sowie ganzer Archivsysteme oder den Verkauf von Zusatzprodukten wie Archivschachteln und weiteres Verpackungsmaterial.

Für den Transport der Akten vom Fahrzeug bis in den Lagerraum sollten vor Ort diverse Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Das können einfache Rolltrolleys aber auch Palettenrollies sein. Eine direkte und einfache Zufahrt erleichtert dabei die Bewirtschaftung des Archives wesentlich.

Einige Self Storage-Anbieter übernehmen zusätzlich den Service der sicheren Vernichtung und Entsorgung alter oder nicht mehr aufbewahrungspflichtiger Dokumente.

Beim Self Storage-Anbieter ist in der Regel bereits ein umfassendes Zutritts-Kontrollsystem vorhanden, über welches genaue Zutrittsregeln zum Archiv für einzelne Mitarbeiter bestimmt werden können. Es kann dabei ebenfalls jederzeit nachverfolgt werden, welcher Mitarbeiter sich wann und wie lange im Archiv aufgehalten hat.

Sind Sie interessiert an einer Archivlösung bei Zebrabox? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch. Gerne zeigen wir Ihnen die Vorteile einer Archivlagerung an einem unserer Zebrabox-Standorte persönlich.

 

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